Fechamento de caixa, a conta não está batendo?

Se as contas não estão batendo no final do expediente é sinal que alguma está muito errada!

 

Sistema pdv - Fechamento de caixa

 

Um estabelecimento comercial que tem o objetivo de vender não pode se dar ao luxo de perder dinheiro, certo? Por isso mesmo é que a operação de fechamento de caixa deve ser realizada com seriedade e muito cuidado!

FECHAMENTO DE CAIXA significa verificar se o valor presente no caixa (dinheiro, cheques, comprovantes de operações com cartões, vales, vouchers, etc) confere com todas as movimentações realizadas durante o período em apuração (compra, venda, repasses financeiros e pagamentos) realizadas durante o expediente de trabalho.

 

Para evitar defasagens no fechamento do caixa é necessário que a empresa possua uma metodologia de trabalho, porque quando as falhas no registro das transações financeiras não são sanadas a tempo podem surgir problemas maiores.

Para que a empresa tenha um maior controle de seu fluxo de caixa, além do fechamento do caixa, é importante também ter um registro de todas as movimentações diárias, semanais, mensais e anuais. Para isso, empresas normalmente utilizam sistemas administrativos, que permitem uma rápida visualização de todas as operações. Entretanto, é comum vermos muitos empreendimentos realizando ainda seus controles através de planilhas, o que é válido também (apesar de ser bem mais difícil a gerência do fluxo financeiro).

 
Sistema PDV. Fechamento de caixa

 

Veja abaixo alguns passos que devem ser seguidos para evitar que o caixa apresente divergências no final do dia.

  • Além da pessoa que vai operar o caixa, é necessário que um outro profissional supervisione as aberturas e fechamentos de caixa
  • Na abertura do caixa é importante deixar reservado ali um valor que servirá para troco para os clientes. Deve ser feita a conferência do valor de abertura. O operador de caixa e o supervisor devem realizar essa tarefa juntos. O ideal é que esse valor seja o mesmo em todos os dias.
  • Durante o dia, faça um controle rigoroso de todas as operações efetuadas: vendas, trocas e devoluções, sangrias (saídas de dinheiro e comprovantes). Para isso, guarde de maneira organizada notas fiscais e comprovantes de vendas realizadas em cartões crédito e débito, tickets e cupons, cheques. Você também deverá ter um modelo de comprovante para ser guardado no caixa onde serão anotadas todas as saídas.
  • Na hora do fechamento, pegue toda a documentação guardada e some os valores, inicialmente por tipo de documento (cartão de crédito, débito, vale, cheque) e depois junte ao valor em dinheiro. Some todos no momento do fechamento.
  • Esse procedimento deverá ser realizado sempre que houver troca de operador e no final de cada dia.
  • E lembre-se – Não deixe nada para depois… Anote e documente tudo na hora!

 

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4 tipos de custos de estoque que precisam ser levados em consideração

Estoques existem porque suprimento e demanda são difíceis de sincronizar perfeitamente e leva-se tempo para comprar e transportar os materiais até que cheguem ao consumidor. Assim, ao serem posicionados na cadeia de suprimentos, os estoques permitem que uma empresa reduza o tempo de suprimento para atender sua demanda.

Estoques servem para:

  • Melhorar o nível dos serviços
  • Incentivar economia na produção
  • Permitir economias de escala em compras e no transporte
  • Agir como proteção contra aumento de preços
  • Proteger a empresa de incertezas na demanda e no tempo de reposição
  • Servir como segurança contra contingências.

 

Estoque - calcular custos

 

 

A rotatividade do estoque é usualmente empregada para indicar a velocidade do giro de capital e verificar se o estoque está dentro de limites aceitáveis. A rentabilidade de uma empresa é significativamente influenciada pela qualidade do controle de estoques, uma vez que este absorve o capital que poderia ser investido de outras maneiras. Desse modo, o aumento de rotatividade do estoque possibilita a liberação de ativo e reduz o custo de manutenção de armazenamento dos produtos.

Mas todo estoque implica em custos que devem sempre ser considerados na hora em que ão feitas estimativas de estoque máximo e mínimo. Então preste bastante atenção nos custos associados ao controle de estoque:

Estoque de produtos perecíveis

 

  1. Custos de manutenção: incluem o custo de oportunidade do capital, os custos associados aos impostos e seguros, os custos de armazenagem física, e, finalmente, os custos associados ao risco de manter o estoque, ou seja, custos de perdas por deterioração, obsolescência, dano e furto.
  2. Custos de pedido: custos associados ao processo de aquisição dos itens de reposição do estoque (custo do processamento dos pedidos, custo do envio dos produtos, custo de preparação da produção ou do manuseio para atender o lote solicitado, custo incorrido nas operações de recebimento).
  3. Custos do produto: preço do item obtido de uma fonte externa quando sua reposição é necessária.
  4. Custos de falta de estoques: ocorrem quando há demanda por itens em falta no estoque e podem ser classificados em dois tipos: custos de vendas perdidas e custos de atrasos. O custo de venda perdida pode ser estimado como o lucro perdido na venda (no caso dos produtos acabados, é a margem de contribuição de cada venda perdida por indisponibilidade do produto) somado a qualquer perda de lucro futuro pela imagem prejudicada da empresa; já o custo de atraso resulta em gastos diretos para a empresa e também podem afetar a imagem da empresa. Por outro lado, no caso de insumos, o custo da falta deve ser mensurado em função do impacto que a indisponibilidade causa para a empresa. Isto pode ser estimado pelas paradas de produção devido à falta de insumos.
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O que você não sabia sobre TEF?

TEF é uma abreviação para Transferência Eletrônica de Fundos.

Cada vez mais comum em nosso dia a dia, a transferência eletrônica de fundos ganhou grande aceitação devido às inúmeras vantagens que trazem tanto para os comerciantes quanto para os clientes.

TEF - Transferência eletrônica de fundos

 

Se por um lado o comerciante realiza as operações com mais rapidez e eficiência, por outro ele conta também com maior segurança do que através de recebimentos em cheque (por causa de fraude) e em dinheiro, que normalmente expõe o estabelecimento a grandes riscos de assaltos ou mesmo de desvio por parte de funcionários mal-intencionados.

Mas não estamos aqui falando de maquininhas de cartão, essas portáteis (CIELO, REDECARD, etc), que são muito utilizadas em restaurantes, postos de gasolina, empresas de delivery e por pequenos estabelecimentos, e que não necessitam de um software de gerenciamento – as operações que são realizadas nelas não possuem qualquer integração com o gerenciamento do estabelecimento, uma vez que todas as operações de crédito e débito são realizadas separadamente do caixa. Os valores são digitados manualmente, o cliente coloca a senha e o estabelecimento precisa guardar todos os comprovantes para poder manter controle sobre as operações da loja.

Os sistemas de TEF funcionam integrados ao sistema de gerenciamento da loja.  O TEF possui conciliação com os recebimentos dos bancos e relatórios em tempo real, ou seja, é bem mais organizado.

As maiores vantagens de utilização do TEF, além do citado acima consistem no fato de que  facilita a conciliação de vendas e não requer que o varejista guarde recibos comprovantes de cada transação. O TEF permite que o varejista aceite uma variedade grande de cartões, pois é multiadquirente (trabalha com diversas bandeiras).

Se o fluxo de transações é muito intenso, você quer aceitar todas as bandeiras e não quer ter dor de cabeça com a Receita Federal, o TEF é a melhor opção! Ele suporta várias transações com segurança e rapidez além de funcionar integrado ao sistema de emissão de documento fiscal.

Utilize sempre o meio de captura que se adapta melhor ao seu tipo de estabelecimento. Em alguns estados, o TEF é obrigatório para determinados tipos de estabelecimentos, em outros, não. É importante consultar a legislação do seu Estado.

 

Transferência eletrônica de fundos - TEF

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As empresas de varejo (venda direta ao consumidor) também estão obrigadas a emitir NF-e?

Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco

Nota fiscal eletrônica - NFE

Em regra, as operações de venda direta ao consumidor não estão obrigadas a emitir NF-e, exceto nas operações destinadas à órgãos públicos, de comércio exterior e para destinatários localizados em unidade da Federação diferente daquela do emitente.
Caso a empresa de varejo também atue como fabricante e/ou atacadista de atividade enquadrada na obrigatoriedade, deverá emitir NF-e nas situações em que emitia a nota fiscal modelo 1 ou 1-A. No caso de efetuar a venda no varejo por meio de cupom fiscal ou de nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2), estas continuarão sendo normalmente emitidas em papel.

 

Se você precisa emitir NFE, veja o que é preciso fazer:

  • Em primeiro lugar é necessário ter acesso à internet ( a velocidade da internet deverá ser compatível com a quantidade de transações realizadas)
  • Tirar seu certificado digital – Esse certificado pode ser emitido somente pelas empresas autorizadas. São vários os formatos que podem ser emitidos: cartão, token ou aplicativo para computador, sendo que o cartão é o mais comum. O melhor aqui é entrar em contato com as empresas e verificar qual a melhor forma para seu negócio.
  • Após retirar seu certificado eletrônico a empresa precisará requerer o credenciamento junto à SEFAZ do estado onde a empresa está sediada. O credenciamento em uma unidade da federação não credencia a empresa perante as demais unidades, ou seja, a empresa deve solicitar credenciamento em todos os estados em que possuir estabelecimentos e nos quais deseja emitir NF-e;
  • Utilizar aplicação de emissão própria ou adquirida. Hoje o Sefaz disponibiliza um Software para emissão de NF-e gratuito, porem sua última versão não será atualizada, e a partir de Janeiro de 2017 não será mais possível emitir as Notas pelo site, sendo assim o comerciante varejista que tem a obrigatoriedade de emissão da NF-e (nota fiscal eletrônica) terá a necessidade de adquirir um software homologado.
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5 dicas para se livrar de estoque encalhado

Tem estoque encalhado?

Assim é complicado… Seu capital de giro fica comprometido e a mercadoria fica parada no estoque!

Como se livrar de estoque encalhado

 

Então: O que fazer para se livrar do estoque encalhado?

Uma boa estratégia para recuperar seu investimento é criar promoções. Mesmo diminuindo a margem de lucro, você está liberando capital para poder negociar novas mercadorias, e a preços melhores.

E melhor… As pessoas gostam de compartilhar promoções, indicando sua loja para sua rede de conhecidos e você tem a chance de conquistar novos clientes.

Sendo assim, não perca tempo!

Siga essas dicas práticas para vender os produtos que estão tomando espaço em seu estoque:

 

Gestão de estoque. Tela de controle de giro de estoque

 

 

  1. A primeira coisa a ser feita é uma relação dos itens que estão encalhados e o menor valor que pode ser comercializado. Com base em sua margem de lucro, estabeleça quais as porcentagens de descontos que podem ser aplicadas em cada item.
  2. Monte combos de produtos. Agrupe os produtos em kits (combos) que ofereçam alguma vantagem e facilidade para seu cliente. Você deverá deixar bem à mostra dos clientes essas promoções. Coloque os produtos em evidência, em local privilegiado. Se tiver uma loja virtual, não se esqueça de colocar banners e criar páginas explicando das promoções.
  3. Faça acordos com outras lojas e/ou fornecedores, tentando trocar parte do estoque. Existem lojas virtuais que disponibilizam espaços para vários comerciantes. Desta maneira, caso ainda não tenha, você não precisará criar uma loja virtual só sua… Use esses marketplaces que, por oferecerem muitos produtos, acabam tendo uma visibilidade maior, atraindo mais compradores.
  4. Sites de compra coletiva são excelentes opções, desde que os preços estejam realmente bons. Você estipula um prazo, a quantidade disponível e a plataforma se encarrega em divulgar por você. E divulga para um público que está cadastrado, buscando promoções! Mas cuidado na hora de definir os preços, as taxas dessas plataformas são consideráveis!
  5. E-mail marketing. Ah, essa ferramenta é poderosa, desde que utilizada da maneira certa. Enviar promoções para quem quer receber novidades é sempre interessante! Mas enviar e-mails para uma lista qualquer, dessas que são vendidas por aí, pode ser um risco grande, havendo chances de penalização. Fora o fato de que a chance de conversão de alguém que não se inscreveu para receber notícias de seu negócio é bem pequena. Para que funcione, é preciso elaborar uma boa peça de e-mail, com fotos de qualidade, ter preços atraentes e um bom layout. A melhor coisa e contratar uma empresa especializada para cuidar desse envio, ok?

 

 

Bom, usando alguma dessas estratégias (ou todas elas combinadas) você deve obter sucesso em suas vendas.

Boa sorte!

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Checklist: Como fazer inventário de estoque?

O inventário de estoque é a representação de tudo que a empresa tem disponível para realizar entregas a seus clientes. Se o estoque não tiver um controle eficiente, a empresa poderá gastar dinheiro de maneira desnecessária com compra equivocada de estoque ou faltar mercadoria para entregar a um cliente.

Confira abaixo nossas dicas para fazer o inventário de estoque da sua empresa.

Gestão de estoque. Valorização do estoque

 

  • Primeiro é necessário definir a periodicidade com que o inventário será realizado, e isso deve ser feito pensando na rotatividade de seu estoque. Estoques com maior rotatividade devem ser inventariados em tempos mais curtos, principalmente se o controle que a empresa tiver não for realizado através de softwares integrados aos terminais de venda. Leve em consideração também que o inventário deverá ser realizado quando não existirem itens aguardando a conferência para a reposição.
  • Os estoques devem estar localizados em espaços organizados e suficiente para que todos as mercadorias possam ser acomodadas em condições ideais, evitam-se quebras e perdas.
  • Os itens devem ser acomodados em categorias, facilitando sua localização, principalmente em estabelecimentos pequenos que não utilizam sistemas de retaguarda para seu gerenciamento (esses sistemas costumam possuir tabelas de identificação do local onde as mercadorias estão estocadas).
  • Os registros devem ser feitos sempre de forma padronizada, e cada mercadoria deve ser identificado por um código único a fim de evitar duplicidade de registros.
  • Faça a contagem de todos os itens, mesmo aqueles que, por serem muito pequenos, são agrupados em caixas ou compartimentos.
  • Faça uma lista de todos os itens em estoque.
  • Conte e registre a quantidade de cada produto em estoque (inclusive os itens de consumo). Mas os controles de tipos de estoque diferentes devem ser feitos separadamente, ok?
  • Identifique o valor unitário de cada item e, em outra coluna, calcule o valor em estoque, multiplicando-se a quantidade de cada um pelo valor unitário.

 

  • Compare com o inventário anterior, adicionando o que foi reposto e também o que foi vendido. Esse procedimento permitirá localizar se houve furtos ou perdas, além de ajudar na previsibilidade de novas compras e de itens que estão encalhados, permitindo uma melhor gestão do fluxo de caixa de sua empresa e auxiliando em ações de marketing e promoções.

 

Para que a empresa consigo realizar uma boa gestão, paralelamente aos inventários, é interessante manter um registro mensal de vendas de cada uma das mercadorias.

Gestão de estoque. Tela de controle de giro de estoque

 

Um bom sistema de gestão integrado ao sistema de ponto de venda poderá auxiliar muito nessa tarefa!

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7 operações que necessitam de um sistema para emissão de NF-e

A NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

Nota fiscal eletrônica - NFE

Nota Fiscal Eletrônica é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e a Autorização de uso fornecida pelo Fisco, antes da ocorrência do fato gerador.

 

Muitas empresas, visando diminuir custos, utilizavam o sistema gratuito disponibilizado pelo  FISCO para emitir a Nota Fiscal Eletrônica, entretanto esse sistema deixou de receber suporte e, após janeiro de 2017, não estará mais disponível.

 

Mas, se você está na dúvida ou está iniciando um novo empreendimento, confira abaixo a lista de operações que são obrigadas a emitir NF-e

 

  • Venda para pessoas Jurídicas
  • Venda para órgãos públicos
  • Venda comercial exterior
  • Vendas pela internet
  • Vendas para cidades diferentes da do emitente
  • Prestação de Serviços
  • Emissão de nota para devolução de mercadorias

 

O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor e assinada digitalmente com o certificado digital contendo o nº do CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte.

A empresa autorizada a emitir NF-e não é obrigada a receber e escriturar a NF-e automaticamente, mas deverá sempre verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e e a concessão da autorização de uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Sefaz da circunscrição do contribuinte emitente ou ao Portal Nacional da NF-e. Opcionalmente a empresa pode continuar realizando a escrituração das NF-e de entradas a partir da digitação dos DANFE ou automaticamente a partir do arquivo XML recebido.

 

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8 Motivos para adquirir um sistema PDV homologado imediatamente

 

Você tem um comércio e ainda não se decidiu sobre adquirir um sistema pdv homologado?

Veja então as razões que apresentamos para você:

 

  • Emissão do documento fiscal (ECF/NFC-e ou CF-e SAT)

    • assim evitará multas: Há muitos anos que CONFAZ tornou obrigatório um sistema para controle dos ECFs , o PAF-ECF. O ECF substituiu a emissão manual das notas fiscais ao consumidor. Desde então, os sistemas de emissão de documentos fiscais vem sofrendo algumas alterações. Hoje os comércios devem optar pelo PAF-ECF, SAT-CFE ou NFC-e, dependendo do estado onde estiver sediado o estabelecimento. Daí a necessidade de contratar um sistema homologado e que funcione em todo o território nacional!

 

 

  • Agilidade na venda:

    • Sem dúvida alguma um sistema de frente de loja bem desenvolvido garante ao estabelecimento uma agilidade maior nas vendas, garantindo facilidade de acesso às telas, busca de informações dos produtos cadastrados no sistema, controle das vendas e estoque. Tudo isso integrado!

 

 

  • Agilidade no envio das informações para contabilidade:

    • Um sistema bem estruturado possui a possibilidade de enviar dados (arquivo redf, arquivo xml, etc) para o contador através de poucos cliques!

 

 

  • Controle de estoque:

    • Cada item vendido no caixa é subtraído do estoque. Fácil assim! Isso permite que o estabelecimento tenho um controle eficiente de estoques máximos e mínimos e também a facilidade de consultar estoques de todas de todas as filiais, garantindo que a loja esteja sempre apta a atender seus clientes da melhor maneira possível!

 

 

  • Cumprimento das obrigações perante o Fisco:

    • Além da emissão dos cupons fiscais, um bom sistema de PDV que trabalhe com um poderoso sistema de retaguarda consegue realizar facilmente todas as operações para envio de documentos ao FISCO (SPED fiscal, SPED contábil, SINTEGRA)

 

 

  • Gestão da empresa:

    • Os gestores da empresa podem controlar as movimentações de suas lojas mesmo de maneira remota. Acompanhar em tempo real as vendas e movimentação de estoque, receber relatórios gerenciais com curvas ABC, relatórios de vendas, comissões de vendedores, entre muitas outras funcionalidades!

 

  • Integração com periféricos:

    • Somente trabalhando com um bom sistema de Ponto de Venda seu estabelecimento tem a possibilidade de trabalhar com diversos periféricos, como:

 

  1. leitor de código de barras, que diminui a margem de erro de digitações,
  2. coletor de dados ganha tempo na conferência e registro dos produtos tanto na recepção quanto no inventário de estoque
  3. Impressora térmica: Impressora térmica para impressão de etiquetas de produtos com preços e código de barras
  4. Gaveta eletrônica de dinheiro: Permite maior organização e segurança dos valores do caixa
  5. Balança eletrônica: Tanto para gerar a pesagem no balcão de atendimento com a impressão da etiqueta, quanto para a pesagem direta no check-out (caixa)

 

Não adie mais essa decisão. Para ganhar competitividade e fazer sua empresa crescer você precisa de um sistema PDV homologado, com suporte via telefone, equipe de desenvolvimento e a possibilidade de gerenciar várias lojas ao mesmo tempo!

Adquira já o sistema PDV Vixen. O melhor custo benefício do mercado. Clique aqui e entre em contato conosco!

 

 

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Inventário de estoque – Muito cuidado nessa hora!

O estoque de uma empresa é uma das fontes de recursos mais importantes para o negócio como um todo, isso porque a comercialização de seus produtos é a fonte de lucro de empresa. Por isso, ter uma contabilidade precisa dos produtos que estão estocados, sua organização e a melhor distribuição desses itens são iniciativas que podem gerar um alto impacto financeiro em seu negócio, aumentando a rentabilidade e otimizando processos.

Por outro lado, a falta de controle de estoque certamente vai influenciar de modo negativo, fazendo com que os gastos de manutenção aumentem, requerendo reposições desnecessárias e emergenciais a custos maiores do que quando se tem a possibilidade de negociar prazos e preços com os fornecedores.

A falta de itens em estoque pode também trazer efeitos prejudiciais na relação com os clientes, que passarão a procurar os seus concorrentes!

Assim, um sistema de ponto de venda que esteja integrado ao seu estoque, facilitando o processo de inventário, que forneça gráficos e ajude na programação de compras da empresa é fundamental para aumentar a produtividade e, consequentemente, os lucros da empresa.

Veja como o sistema PDV Vixen pode auxiliá-lo a inventariar o seu estoque!

 

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Como um sistema pode te ajudar no controle de estoque

Estoque Mínimo, também chamado de estoque de segurança, é a quantidade mínima que deve existir em estoque, para manter ininterrupto o fluxo de venda e/ou consumo.

Deve-se ter bastante critério e bom senso ao dimensionar o estoque de segurança. Nunca esquecer que ele representa capital empatado e inoperante.

Gestão de estoque. Valorização do estoque

 

Na prática, para se estabelecer o estoque mínimo de cada produto ou material é necessário saber:

  • Consumo no decorrer dos dias (como experiência, faça um gráfico mensal)
  • Tempo necessário para novos itens estarem disponíveis em estoque
    • Prazo para requisição e compra (interno)
    • Prazo de entrega oferecido pelo fornecedor
    • Prazo para conferência e reposição no estoque (interno)

Assim, sabendo qual a periodicidade de vendas e/ou consumo e o tempo para reposição, será possível definir qual a quantidade mínima que o empreendimento deve possuir em estoque.

Bom, seria ótimo se o dia a dia fosse assim… Só que não!

Na prática, o que acontece é que alguns itens podem ser inutilizados por quebras, os fornecedores muitas vezes não entregam as mercadorias no prazo, falta de produtos no mercado… Enfim, é necessário também trabalhar com uma margem de segurança.

Essa margem de segurança do estoque está intimamente ligada, por um lado, ao risco que a empresa está disposta a assumir; por outro, à disponibilidade de recursos financeiros para ficarem parados nesse investimento.

O controle através de planilhas ajuda na administração do empreendimento, mas está muito sujeito a erros, seja devido à erros de digitação ou à falta de tempo de atualizar todas as planilhas necessárias.

Um negócio que goste de trabalhar de maneira bem estruturada e sem surpresas deve investir em sistemas que permitam avaliar sempre que necessário e de maneira rápida a frequência de vendas de um determinado produto, verificar a quantidade em estoque e emitir alertas para não gastar mais tempo do que o necessário da equipe administrativa.

 

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