Os principais benefícios do ERP para PME (Pequenas e Médias Empresas)

Empreender requer planejamento, alocação de recursos, projeto e metas. Ocorre que grande parte das pequenas empresas brasileiras começa como um negócio informal, muitas vezes do trabalho de uma pessoa que, através de empenho e seriedade, consegue expandir seus horizontes e ganhar confiabilidade nesse mercado tão competitivo. Surge daí a necessidade da formalização.

Montar uma empresa no Brasil não é tarefa fácil: custos, pesquisas, prazos e um calendário fiscal bastante “cruel”. Mesmo assim, ainda vale a pena investir em um negócio que vem se fortalecendo e conquistando seu espaço. Outras empresas, entretanto, nascem a partir de uma ideia (uma boa oportunidade de negócio), ou do empreendedorismo de um profissional que já atua em um determinado segmento de negócios.

Em meio a isso, como se organizar para crescer sustentavelmente sem perder o controle da saúde financeira de sua empresa? Para evitar uma tragédia precoce, faz-se necessário a adoção de controles administrativos e financeiros que sustentem o negócio.

Cada empreendedor encontra, no início, sua própria maneira de controlar os processos e finanças de sua empresa. Alguns adotam controles físicos, a partir de grandes livros de anotações; outros utilizam as boas e velhas planilhas eletrônicas. Esses métodos funcionam enquanto a empresa dá seus primeiros passos, mas se mostram deficitários conforme o negócio cresce: contratação de mais funcionários, o volume de operações… E então, começam a ocorrer divergências entre números financeiros, produção, estoque, etc.

Em nossa experiência com sistemas administrativos, as maiores queixas relatadas pelos diretores de PMEs são perda de documentos e informações importantes, multas por falta de organização, falta de uma visão consolidada dos processos da empresa (o que limita seu crescimento), perda de insumos por deficiências no controle do estoque e, sobretudo, perda de tempo para tentar localizar onde estão as falhas que levaram a esses problemas.

O “alerta vermelho” se dá quando fica evidente a demora no tempo de resposta, a insatisfação dos clientes que já não são tão bem atendidos e a perda de dinheiro em processos que poderiam ser mais ágeis.

Se esse é o seu caso, um sistema ERP pode ajudá-lo nos processos de sua empresa. É

Sistemas ERP - unificando processos e auxiliando a gestão de PMEs

Sistemas ERP – unificando processos e auxiliando a gestão de PMEs

equivocado imaginar que o ERP é de uso exclusivo de empresas de grande porte. Ao contrário do que se imagina, este sistema é fundamental para o sucesso do novo negócio. As PMEs ainda levam vantagem durante o processo de implantação por terem fluxos de trabalhos mais enxutos, havendo muito mais facilidade em implantar um sistema ERP. O melhor caminho é encontrar uma ferramenta com ótimo custo-benefício, que através de processos já consolidados agregue valor à empresa, com parametrizações prontas para o próprio usuário executar, e com um tempo mínimo de instalação.

No caso de empresas maiores, há um grande trabalho de customização, e o processo de implantação pode levar mais tempo conforme a complexidade do negócio.

E quais são os benefícios que uma PME pode ter ao adotar uma solução ERP? Alessandra Santiago, Supervisora da equipe Volpe Small Business, cita cinco principais vantagens que levam as empresas a implantarem um sistema ERP.

Gestão Unificada: Sistemas ERP padronizam e integram diferentes departamentos, e em alguns casos até mesmo diferentes filiais, permitindo com que o gestor visualize os resultados consolidados e individuais para uma gestão unificada.

Integração de informações financeiras: O gestor pode acompanhar o desempenho geral da empresa, visualizando quanto o negócio contribuiu para as receitas e o quanto consumiu dos recursos da empresa por tipo de conta.

Controle dos pedidos de clientes: Por centralizar as informações em um único sistema, é possível manter o controle dos pedidos de clientes com mais segurança e imprimir maior agilidade na coordenação de estoque, produção e transporte, além de obter um histórico de cada cliente.

Padronização e aceleração de processos: Sistemas ERP possuem métodos padronizados baseados em boas práticas de negócio. Padronizar os processos e utilizar um único sistema integrado economiza tempo, aumenta a produtividade e elimina controles manuais e ineficazes.

Redução de erros: Sistemas ERP facilitam a visibilidade do fluxo de processos dentro da empresa e mantém o histórico de suas ocorrências. Tais informações ajudam os usuários a identificar as ações a serem tomadas, assim como a planejar melhor os recursos necessários para seu cumprimento. Um exemplo é o planejamento de compras para manutenção de quantidades mínimas em estoque, utilizando como referência o histórico de demandas por período e sazonalidades. Este tipo de avaliação ajuda a reduzir erros que causem prejuízos ou estagnação de capital devido a compras mal planejadas.

Outros benefícios que um sistema ERP proporciona para uma PME:

  • Automatização de processos e controles manuais;
  • Controle sobre as operações da empresa;
  • Redução de custos e riscos;
  • Otimização do fluxo da informação;
  • Precisão e segurança nas informações, disponíveis em tempo real;
  • Redução de fraudes;
  • Eliminação de retrabalho;
  • Diminuição de impressão em papel.

Por mais benefícios que traga, a implantação de um ERP pode, inicialmente, gerar um pequeno desconforto para os colaboradores, pelo simples fato de se tratar de algo desconhecido para eles. Sendo assim, a influência da alta direção é fundamental para o sucesso deste projeto, uma vez que este evento causa impacto no cotidiano da empresa inteira. “Há perfis distintos de líderes que adquirem o ERP, aquele que entende onde a empresa precisa melhorar e aprende com os erros, e aquele motivado por fatores externos, como exigências fiscais, por exemplo”, diz Alessandra, que complementa: “em ambos os casos, os líderes devem exercer um papel de transparência junto aos seus colaboradores, amenizando possíveis tensões causadas por mudanças de procedimentos influenciadas pelo ERP e, principalmente, destacando as melhorias trazidas pela nova ferramenta”.

Além de exercer o papel de divulgador dos benefícios trazidos pela solução, os líderes devem auxiliar no mapeamento do negócio, intermediando as informações entre as áreas de sua empresa e a consultoria de tecnologia que implantará o sistema e capacitará os usuários, conforme a necessidade.

Alessandra também destaca a importância de se enxergar a adoção de um ERP como um investimento, e não como custo. “O investimento inicial pode parecer alto, mas não se compara com o retorno que traz, que em alguns casos é imediato.” Ela cita como exemplo um cliente que após implantar o ERP, deixou de gastar R$ 15 mil mensais de juros com o banco, por simplesmente passar a planejar seu fluxo de caixa ajustando a data dos vencimentos das contas de acordo com os seus recebimentos. “Comparo uma empresa que não possui um sistema ERP como alguém que está correndo com os olhos vendados”, diz Alessandra.

Como já diziam nossas avós, é melhor prevenir do que remediar. A cultura de organização, controle e prevenção a partir de uma gestão adequada da informação só agora começa a tomar corpo no Brasil, eternamente conhecido como o país do “jeitinho”. Claro que devemos valorizar a nossa flexibilidade para solucionar problemas inesperados, algo inclusive admirado por americanos e europeus, criadores dos sistemas de gestão. Porém, mais do que nunca, deve-se dar o devido valor à gestão da informação estruturada e integrada, independente do tamanho de sua empresa. Fica a dica!

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4 respostas para “Os principais benefícios do ERP para PME (Pequenas e Médias Empresas)”

  1. Dinngol disse:

    Excelente abordagem. Parabéns! E complementando a informação, os sistemas erps otimizam os processos de gestão, e quando online, dão mais mobilidade aos seus gestores. Vale à pena usar.

  2. Reinaldo disse:

    O uso de um sistema em minha fabrica / confecção me ajudou muito na gestão do negócio. No início eu só queria emitir minhas notas fiscais eletrônicas mas ao começar a utilizar um ERP online ou em nuvem vi o quanto é importante gerenciar com rigor os recursos da empresa. Não só o controle financeiro mas ter controle sobre processos e execuções.

  3. willa disse:

    ótima matéria….

  4. Muito boa a matéria, com certeza toda empresa deveria usar algum ERP, as empresas que trabalham conosco já viram grandes mudanças positivas em seus negócios.

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