Gestão Documental no Laboratório

LabWay-LIMS - Módulo de Gestão Documental

 

No dia 04/05/2021, aconteceu o webinar promovido pela Ambidata, parceira da PWI Sistemas, com o tema O Poder da Gestão Documental. Nele, a gestora comercial Teresa Moreira e o gestor comercial QMSiTech, Jorge Pinho, apresentaram os conceitos principais sobre a importância da Gestão Documental e como os softwares são ferramenta essencial.

Podemos definir um sistema de gestão documental digital como um conjunto de processos interligados que possibilita a qualquer empresa gerir os seus documentos de forma digital.

Com o crescimento exponencial dos dados armazenados, organizar arquivos e pastas com documentos impressos tornou-se uma árdua missão.

Assim, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse de forma a ser possível  gerir processos de criação e organização de documentos dentro dos laboratórios, estabelecendo prazos e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas, no tempo previamente definido.

Em um laboratório, devem ser armazenados, classificados e geridos vários tipos de documentos como:

  • Auditorias
  • Manuais
  • Procedimentos de gestão
  • Procedimentos técnicos
  • Normas
  • Instruções de trabalho
  • Documentos de Suporte
  • Orçamentos
  • Contratos
  • Entre outros

Entre os principais benefícios de uma boa gestão documental digital estão:

  1. Ganho de eficiência e produtividade
  2. Redução de custos
  3. Sustentabilidade
  4. Padronização de procedimentos para classificação, armazenamento e arquivo de documentos
  5. Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos do laboratório
  6. Redução de custos ao racionalizar a impressão documental
  7. Agilizar e melhorar o processo de decisão
  8. Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos
  9. Preservar o histórico

Norma ISO 17025

Se para todas as empresas em geral é fundamental ter uma política de gestão documental, isso se torna particularmente importante quando pensamos em laboratórios acreditados na norma ABNT NBR ISSO/IEC 17.025:2071.

Veja o que diz a norma sobre a gestão documental:

8.3.2 – O laboratório deve assegurar que:

  1. Os documentos sejam aprovados com relação à sua adequação antes de serem emitidos por pessoal autorizado;
  2. Os documentos sejam periodicamente submetidos à análise crítica e, conforme necessário, atualizados;
  3. As alterações e a situação atual da revisão dos documentos sejam identificadas;
  4. As versões pertinentes dos documentos aplicáveis estejam disponíveis nos pontos de utilização e, quando necessário, sua distribuição seja controlada;
  5. Os documentos sejam univocamente identificados;
  6. A utilização não intencional de documentos obsoletos seja evitada e uma identificação apropriada lhes seja aplicada se forem retidos para qualquer propósito.

Para fazer a gestão documental dentro de seu laboratório, seguindo a norma ISO 17025, não é necessário utilizar softwares adicionais. O sistema LabWay-LIMS possui um módulo próprio com todas as funcionalidades necessárias, integradas à gestão do processo laboratorial. Veja a seguir os seus principais recursos:

  • Gestão de tipos de documento e codificação automática
  • Criação de árvore de documentos com configurações por pasta, por tipos de documento e por documento
  • Controle de versões
  • Controle de acessos e permissões
  • Controle de aprovações
  • Tomada de conhecimento
  • Envio de notificações
  • Integração de documentos a outras áreas do LabWay-LIMS (EX: Gestão de Equipamentos, RH, Orçamentação e Contratação)
  • Acompanhamento de indicadores

Árvore Documental - Sistema LabWay-LIMS

Quer conhecer melhor as funcionalidades do sistema LabWay-LIMS? Entre em contato conosco e agende uma demonstração.

 

Clique aqui e assista à gravação do webinar O Poder da Gestão Documental da Ambidata

 

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