Gestão Documental no Laboratório
No dia 04/05/2021, aconteceu o webinar promovido pela Ambidata, parceira da PWI Sistemas, com o tema O Poder da Gestão Documental. Nele, a gestora comercial Teresa Moreira e o gestor comercial QMSiTech, Jorge Pinho, apresentaram os conceitos principais sobre a importância da Gestão Documental e como os softwares são ferramenta essencial.
Podemos definir um sistema de gestão documental digital como um conjunto de processos interligados que possibilita a qualquer empresa gerir os seus documentos de forma digital.
Com o crescimento exponencial dos dados armazenados, organizar arquivos e pastas com documentos impressos tornou-se uma árdua missão.
Assim, foi necessário que a digitalização de documentos evoluísse de forma a ser possível gerir processos de criação e organização de documentos dentro dos laboratórios, estabelecendo prazos e garantindo que as tarefas sejam executadas pelas pessoas corretas, no tempo previamente definido.
Em um laboratório, devem ser armazenados, classificados e geridos vários tipos de documentos como:
- Auditorias
- Manuais
- Procedimentos de gestão
- Procedimentos técnicos
- Normas
- Instruções de trabalho
- Documentos de Suporte
- Orçamentos
- Contratos
- Entre outros
Entre os principais benefícios de uma boa gestão documental digital estão:
- Ganho de eficiência e produtividade
- Redução de custos
- Sustentabilidade
- Padronização de procedimentos para classificação, armazenamento e arquivo de documentos
- Possibilitar o acesso controlado aos documentos e arquivos do laboratório
- Redução de custos ao racionalizar a impressão documental
- Agilizar e melhorar o processo de decisão
- Controlar e rastrear o fluxo de documentos e arquivos
- Preservar o histórico
Se para todas as empresas em geral é fundamental ter uma política de gestão documental, isso se torna particularmente importante quando pensamos em laboratórios acreditados na norma ABNT NBR ISSO/IEC 17.025:2071.
Veja o que diz a norma sobre a gestão documental:
8.3.2 – O laboratório deve assegurar que:
- Os documentos sejam aprovados com relação à sua adequação antes de serem emitidos por pessoal autorizado;
- Os documentos sejam periodicamente submetidos à análise crítica e, conforme necessário, atualizados;
- As alterações e a situação atual da revisão dos documentos sejam identificadas;
- As versões pertinentes dos documentos aplicáveis estejam disponíveis nos pontos de utilização e, quando necessário, sua distribuição seja controlada;
- Os documentos sejam univocamente identificados;
- A utilização não intencional de documentos obsoletos seja evitada e uma identificação apropriada lhes seja aplicada se forem retidos para qualquer propósito.
Para fazer a gestão documental dentro de seu laboratório, seguindo a norma ISO 17025, não é necessário utilizar softwares adicionais. O sistema LabWay-LIMS possui um módulo próprio com todas as funcionalidades necessárias, integradas à gestão do processo laboratorial. Veja a seguir os seus principais recursos:
- Gestão de tipos de documento e codificação automática
- Criação de árvore de documentos com configurações por pasta, por tipos de documento e por documento
- Controle de versões
- Controle de acessos e permissões
- Controle de aprovações
- Tomada de conhecimento
- Envio de notificações
- Integração de documentos a outras áreas do LabWay-LIMS (EX: Gestão de Equipamentos, RH, Orçamentação e Contratação)
- Acompanhamento de indicadores
Quer conhecer melhor as funcionalidades do sistema LabWay-LIMS? Entre em contato conosco e agende uma demonstração.
Clique aqui e assista à gravação do webinar O Poder da Gestão Documental da Ambidata
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