O Laboratório Sem Papel

Laboratório sem papelComo preparar o seu laboratório para se tornar um laboratório sem papel? É possível trabalhar num laboratório totalmente sem papel? Por mais automatizado que sejam os processos do laboratório ainda haverá papéis, porém com uma quantidade muito menor do que em um laboratório que não tem um sistema que automatiza os seus processos.

No século 21, o conceito de Laboratório sem papel é cada vez mais atual, principalmente quando falamos de duas frentes como a tecnologia e a sustentabilidade.

Tecnologia: O laboratório que recorre a uma solução LIMS (Laboratory Information Management System) que automatiza processos de laboratórios com menos inserção manual de dados, obtém uma redução de erros, diminuição do tempo de processo, maior segurança de dados, melhor garantia de controle de qualidade e visualização de resultados em tempo real.

Sustentabilidade: Quem consome menos papel utiliza menos recursos ambientais, menos água e menos florestas desmatadas, sem falar no tempo e no espaço que é necessário para armazenar os arquivos e no cuidado para manter a rastreabilidade.

Quais são as principais preocupações para implantar um sistema LIMS, aderindo ao conceito de Laboratório sem Papel?

O primeiro passo é realizar um bom mapeamento dos processos, ensaios, relatórios, documentos e rotinas do seu laboratório.

Em seguida, encontrar um sistema LIMS que atenda suas principais necessidades, que garanta a qualidade, rastreabilidade e as normas exigidas aos laboratórios. Escolhido o fornecedor recomenda-se fazer o levantamento dos ensaios que geram os maiores faturamentos, dando a estes a maior atenção na implantação. Os ensaios que ocorrem poucas vezes ao ano e de pouca relevância no faturamento podem ser cadastrados conforme a demanda.

A escolha da equipe que irá participar da implantação é fundamental. Defina um coordenador que tenha domínio e definição clara do processo de todo o laboratório, integração dos setores envolvidos e seja o contato da equipe do software e usuários-chave para participar dos treinamentos e associar os procedimentos operacionais ao sistema. Engajamento e comprometimento são os fatores chaves para uma virada cultural de sucesso dentro do seu laboratório.

O fator principal, que merece a maior atenção e dedicação, é o cadastro inicial dos parâmetros, procedimentos de ensaios, tipo de amostra e métodos de análise. Esta configuração inicial do sistema LIMS pode levar de 6 a 8 meses, ou até mais dependo dos serviços realizados no laboratório. Outro levantamento importante são dos riscos, qualificando quais os processos que podem gerar mais problemas no decorrer da implantação e que devem ter mais atenção na fase dos testes e homologação.

Quando todo o fluxo do laboratório estiver parametrizado no sistema será realizado o treinamento para os usuários se familiarizarem com a nova ferramenta.

O laboratório integrado utilizando um sistema LIMS obtêm mais dados e informações, permitindo melhores tomadas de decisões, otimizando o tempo dos procedimentos, possibilitando o levantamento dos custos e melhorias dos processos.

A entrega dos resultados ao clientes pode ser feita pela internet, sem a emissão de papéis, deixando os documentos disponíveis para o cliente fazer o download, podendo até utilizar a certificação digital.

Veja os benefícios obtidos por um laboratório sem papel:

Menor consumo de recursos ambientais.
Redução de custos referente a manutenção e arquivamento de documentos.
Redução e até eliminação de tempo de validação e inserção de resultados.
Agilidade e redução drástica no preenchimento de registros e no tempo de emissão e envio de relatórios.
Melhora a eficiência e a produtividade do laboratório, gerando controles consistentes e agregando valor ao serviço prestado ao seu cliente.
Melhoria na organização empresarial, serviço ao cliente final e condições de trabalho.

O caminho para a obtenção de um laboratório sem papel passa pela implantação de um sistema LIMS que integre todos os procedimentos, tratando e armazenando todas as informações.

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