O que é GED – Gestão Eletrônica de Documentos?

GED - Gestão Eletrônica de DocumentosA Gestão de Documentos é um grupo de medidas e procedimentos voltados para organizar e armazenar documentos, de forma a possibilitar o fácil acesso à informação, delegando permissão ou restringindo o acesso de acordo com a confidencialidade de cada documento. A forma de organizar e classificar os documentos é de fundamental importância para a eficácia destes procedimentos.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED), ou Eletronic Document Management (EDM) é um sistema que controla a organização e o acesso a estes documentos de forma eletrônica. Quando se trabalha em organizações que exigem uma quantidade grande de documentos como normas, manuais, procedimentos e precisam armazenar suas operações com segurança, um sistema GED torna-se imprescindível. A necessidade de um sistema eletrônico é definida pela quantidade de documentos e complexidade de controles.

Um sistema de Gestão de Qualidade exige uma estrutura de documentação definida de forma a permitir uma melhor identificação na procura pela informação. Os documentos precisam possuir um código próprio que os identifique de forma inequívoca.

Alguns critérios são necessários para orientar uma gestão de documentos eficaz:

É preciso uma classificação de forma a ser localizável por diferentes métodos de pesquisa. Por exemplo: Por projeto, por cliente, por data, por departamento, por produto.
É preciso ter uma indexação eficiente, para ser localizado quando necessário.
É preciso ter uma definição de direitos de acesso.
É preciso um controle de arquivos físicos que permita uma localização e um armazenamento seguro.
É preciso ter um controle de validade e de versões, com tempos de retenção.
É preciso um controle de inutilização.

Um sistema eletrônico eficiente começa pela definição de tipos de documentos, tais como: manuais, contratos, normas, procedimentos de gestão, etc. E define algumas regras que estes documentos têm que obedecer.

Todos os documentos que façam parte do sistema de gestão devem ser revistos e aprovados, antes da sua emissão, com vista à sua utilização por pessoal devidamente autorizado.

O sistema deve permite controlar e revisar as versões de documentos, criar codificação automática, com a Árvore de Documento e estrutura-los por pasta no momento que é gerado, programar quando o mesmo irá caducar, enviar avisos e dar direito de leitura e edição aos usuários.

O sistema Labway-LIMS atende a todas estas necessidades de gestão de documentos voltados para laboratórios de ensaio.

 

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